シングルタスクで一点集中【7つの準備】仕事も勉強もデキる人はマルチタスクをやめて注意散漫を解消！

日々の業務に追われているからマルチタスクを習得して仕事も勉強もデキる人間になりたい！

いいえ。無理です。あなたにはマルチタスクを習得することなど絶対に不可能ですし、習得しようなどという考えは今すぐに捨ててください。

結論を言うとマルチタスクって本来は人間が苦手としていることなんですよね。それに仕事や勉強ができる人は皆、マルチタスクではなくシングルタスクをしています。

あなたがマルチタスクで仕事をしているように見える人は全て、効率よくシングルタスクで仕事や勉強をしているだけなんです。

大丈夫です！ちょっとしたコツを掴めば、あなたも仕事や勉強が一つのことに集中してできる人になれます！

シングルタスク入門＜7つの準備＞

シングルタスクで一つのことに集中するためには、そのための準備が必要になります。何の準備もせずに自分の意志に頼って一つのことに集中しようとすると、他のことが気になって注意散漫になり、非効率なマルチタスク状態になってしまいます。

そうならないためにも以下の７つの準備を行ってからシングルタスクに臨んでみてください。

経過時間の把握

これは最重要項目と言って良いくらい大切なことです。

これはシングルタスクに限らず時間を有効的に使いたい場合には必ず必要な作業になります。

自分が毎日必ず行うことってありますよね。朝起きてからの身支度や食事、仕事ならメールチェックや報告書、資料の作成、勉強なら問題集１ページ辺りの時間など、それらの時間がどれくらいかかるかを全て把握しておく必要があります。

あなたは「普段の生活の中で何にどのくらいの時間を使っていますか？」と聞かれて、できるだけ正確に答えることはできますか？お金も同じですが多くの人が時間もなんとなく使って消費しています。

下記は午前中の時間記録の事例です。細かく記録できればできるほど正確な計画を 立てるために役立てられます。

家事、支度、仕事、勉強など、その行動を行う度に手帳にかかった時間を記録します。分単位でなるべく正確に記録してください。

シングルタスクで一つのことに集中するためには何にどのくらいの時間を使っているのかを把握して、決まった時間に決まったことを行うだけで集中力を上げることができます。

１～２週間続けると正確なデータが集まると思いますので、その時間を参考に日々のスケジュールを立ててみてください。

そして、スケジュールを立てる際に重要なポイントが２つあります。

この２つのポイントを活かすことでスマートなスケジュールを立てることが可能です。

仕事や勉強の細分化

数分単位、十数分単位といった短時間で終わる仕事や勉強に関しては細分化する必要はないのですが、数十分、数時間とかかる場合は細分化することをオススメします。

他の仕事や勉強を行いながらこれらを終わらせたわけですが、細分化してそれぞれをノルマとすることで注意散漫になることなく集中して、一つひとつの作業を確実に終わらせることができています。

このように多くの時間がかかる仕事を細分化をしなかった場合、中途半端な状態が続いて達成感もなく、仕事を再開する場合には何から始めれば良いのかわからないという状況にもなりかねません。

そのためにも細分化して、今自分がどの段階の仕事をしているのかを常に把握しておく必要があるんです。

細分化をする習慣をつけることで、次にお伝えする優先順位もスムーズに決めることができます。

優先順位を付ける

スケジュールを立てるときに優先順位を付けることは大事だということは、どこでも言われていることですよね。あなたも一度は聞いたことがあるかと思います。

とは言うものの、優先順位って付けるとき結構悩みませんか？そこで優先順位を付ける時に定めるオススメのルールを紹介します。

上記の３つのルールを意識することで優先順位を付けやすくなり、スケジュールを立てるときにも役立ちます。

どうしてもその日に仕事や予定が急遽入ってくる場合がありますが、緊急事態の場合を除いては上記のように考えて予定を立てます。

業務を好き嫌いで判断したところで避けられないという意見はわかります。これは好きなことだけをやって嫌いだから避けるという意味ではありません。

料理でも好きなものを先に食べる派の人と、嫌いなものを先に食べる派の人ってわかれますよね？

それと同じような感覚です。その時の気分にもよりますが、好きな業務と嫌いな業務のどちらを先に処理するとモチベーションが保てるかを意識するんです。

僕は優先順位を付ける時にこの３つのルールを意識することで悩むことから開放されています。

それよりも悩みとして絶えないのが、仕事をしている時に他のことが気になって仕方が無くなるという瞬間です。僕は注意散漫になりやすい性格なのか、これには日々悩まされます。

そこで使うのが”パーキングロット”です！

誘惑対策のパーキングロット

このようなことは日常茶飯事だったわけですが、今は誘惑に負けないようになっています。とは言っても頭には雑念がよぎることは多々あるんです。

その雑念に負けないようにするためにパーキングロットを活用します。

ポイントは以下の３つです。

ちょこっとでも頭に浮かんだ雑念、気になることや考え事をすぐにメモします。そして後で調べたり考えたりすることとして記録しておくんです。

それでも誘惑というのはたくさんあるわけです。一番はスマホですね。僕は今でこそ誘惑に打ち勝つことができていますが、かつては惨敗でした・・・

スマホ対策

スマホの誘惑に打ち勝とうと、思い切って有料のブロックアプリをインストールしたんです。

僕がインストールしたのは【 Black Out 】というアプリです。無料版もあるんですが、機能が制限されるので有料版にしました。

時間を指定すると、その時間の間はスマホを使うことができません。ただし、ホワイトリストに必要なアプリを登録しておくことでブロック中でも使用することができます。

アラームや電話は必要だったので登録していつでも使えるようにしていました。

お金を払ってまでブロックしたくないという方は、電源を切るという方法が一番かと思います。

こうやってスマホの誘惑に打ち勝っても、集中力が永遠続くわけではありませんよね。集中力が切れたときには中断することも必要です。

集中力が切れたら中断

よく休憩をせずに働きっぱなしという人がいますが、こういう人は決まって大した仕事ができていません。

集中力が切れた状態でいくら仕事をしても、その精度は必ず落ちているんです。

たとえ10分でも休憩を取ることはプロとして働く上で必要なことです。騙されたと思って10分間目を閉じてみてください。それだけでも集中力というのは回復してきます。

また、作業を中断して頭を使わない単純作業に切り替えることもオススメです。軽いストレッチや運動も効果がありますし、30分ほど仮眠を取ることでも集中力は回復します。

集中力が切れた状態でダラダラと仕事をするよりも、短時間で集中して仕事を終わらせるほうが良いですよね！

そのためには休憩も必要ですが、環境を変えてみても良いですよ。

環境を変える

いつも同じデスクの上で仕事をしていると飽きてきますよね。

僕は会社のデスク周りを一新させたことがあります。それまでは会社から支給されたラックや仕切りを使っていたんですが、ある休みの日に思い立って無印良品店で好みのラックや仕切りなどを買いに行きました。

そのまま会社に行き、デスク周りの模様替えをはじめました。

翌日からはスッキリとしたデスクで仕事をすることができたので、その日から事務所での仕事が楽しくなりました。

まずは自分の身近なところから変えてみるのも良いですし、カフェや図書館、空いている他の部屋に行ってみるのも良いですよ。当然、職業によっては移動できない場合はあると思いますので、そんな方にはデスクの模様替えがオススメです。

自分が使いやすく、好みの環境に変えるだけでも集中力を保つことができます。

以上でシングルタスクを行うための準備は完了です！

これらの準備をしてからシングルタスクで集中してみてください。

シングルタスクは一つの事に集中

シングルタスクとは複数のことを同時に行わず、一つのことに集中することを言います。

「それってマルチタスクじゃないの？」と勘違いされることをいくつか例に挙げて、シングルタスクとマルチタスクの違いについてお伝えします。

これらは複数のことを同時に行っているので、一見マルチタスクかなと思いがちですが違います。

電話をしながら内容をメモ

電話の内容とは全く異なることをメモしているならマルチタスクになりますが、電話の内容をメモしているのであれば問題ありません。

電話中に内容をメモするのが苦手という人もいるでしょう。そういう方は復唱しながら聴くようにしてみてください。復唱と同時にメモを取ると聞き逃したり、相手が先走って話すのを防ぐことができます。

音楽を聞きながら資料を作る

歌詞を口ずさみながら資料を作っているのであればマルチタスクですが、何の音楽が流れていたかわからないくらい資料作成に集中しているのであればシングルタスクです。

僕は特に集中力を要する仕事をしているときに聞く音楽は歌唱のない演奏だけ ( instrumental ) にしています。歌唱があるとどうしてもそっちに耳を傾けてしまい、仕事に集中することができないからです。

逆に単純作業をしているときは歌唱ありの音楽を聞いたりします。口ずさみながらできる程度の単純作業の場合は好きな曲でテンションを上げて、集中力を切らさないようにしています。

経費の計算中に上司から声をかけられて話を聞く

例え経費の計算をしている時に上司から声をかけられたとしても、絶対に手を止めて話を聞いてください。手を止めずに話を聞くとマルチタスクになります。

上司の話も残らず、最悪の場合は間違って計算をしている可能性があります。

何か仕事をしていて急に声をかけられたとき、この「１分待ってください」と言って作業を自分の都合の良いところで区切ってください。たとえ３分になろうが５分になろうが構いません。

上司も都合が悪いことを察して待ってくれます。待ってくれないような上司はブッ飛ばしましょう！

僕はこれを言って待ってもらえなかったことはないので、言えば大体の方が理解してくれると思いますよ。

資料作成を中断してメールチェックをする

資料作成をしている途中でメールの通知音が鳴り、それがきっかけでメールチェックを始めてしまうとマルチタスクです。しかし、キリのいいところや予定していたノルマを達成したところで中断させてメールチェックを始めるのであればシングルタスクになります。

また、ふと思い出したかのように部下にLINEを送るという状況も誰にでもあることだと思います。しかし、送信した内容はちゃんとまとまっていますか？

まとまっていないことを送ってしまい、何度もやり取りをして非効率という結果になりかねません。

これをしてしまうとストレスがかかってしまうため、予定もなしに切り替えることはなるべく避けましょう。しかし、資料作成を1日中通しで行うというのは難しいですよね。他にも業務がありますし集中力も保てないと思います。

そこで、予定なしに切り替えない！予め決めたところまで進めたら作業を中断させることは大切になります。

とはいえ、そんな都合よく予定を決めて中断させることも難しいですよね。簡単ではないことは僕自身もわかっていますし、日々悩むことの一つです。

”完璧”なんてことは無理ですが、ちょっとしたコツを掴むことでシングルタスクで集中することができますよ！

マルチタスクとは同時並行

シングルタスクのことは理解していただけましたか？

冒頭でマルチタスクが人間には向いてないからとシングルタスクをする方法をお伝えしてきました。ではそもそもマルチタスクとはどんなもので、なぜ人間には不向きなんでしょうか。

マルチタスクとは俗に言う”ながら作業”のこと、もしくは複数の作業をこまめに切り替えながら行うことです。

このように何かをしながら別の何かをするという仕事の進め方をマルチタスクと言います。マルチタスクが可能になるとめちゃくちゃ効率よく仕事ができるようになります！

毎日21時頃まで働いていたのが定時の18時キッチリに帰れるようになるかもしれませんよ！

メリット：同時に複数の作業

マルチタスクのメリットは言うまでもありません。同時に二つ以上のことができるんですから、それだけ仕事効率が上がるのは間違いありません。

このように、マルチタスクが可能になるということは複数の仕事を同時進行で進めることができるので、大幅に仕事の時間を短縮させられることになります。

本当にできれば・・・の話ですが。

デメリット：複数のことに注意散漫になる

そのできるかどうか、それこそがマルチタスクのデメリットなんです。

マルチタスクとは本来コンピュータ用語で、複数のアプリケーションを同時に立ち上げて切り替えたりしながら作業を行うことを指します。

ではこれを人間が行うとどうなるのか。

実は細かく作業を切り替えることや、同時に複数のことを行うことは大きなストレスになってしまうんです。

これはパソコンも同じですね。いくつものアプリケーションを開いていると重くて動きが悪くなることってありませんか？それと同じです。パソコンであれば性能の高いものを購入すれば仕事効率は上がるでしょうけど、私達人間はそういうわけにはいきません。

それに、パソコンですら性能を上げたからといって同時並行での処理が倍になるという話ではないです。

それが人間なら尚更無理です。逆に処理速度が遅くなってしまって効率が悪くなってしまいます。

つまり、人間にマルチタスクは不可能というわけです。というより、人間がマルチタスクを行っている状態というのは注意散漫になって、あれこれ手を付けている状態です。

良い指摘ですね！このようなケースは例外です。

ex.車の運転と音楽を聴くことは可能

いつもの通り慣れた道を一人で運転していれば、オーディオブックやラジオを聞いていても記憶に残りやすいでしょう。運転自体は殆ど無意識に行っているでしょうから。

普段、運転中に電話がかかってきて、同僚や部下の電話ならハンズフリーで運転をしながら電話をしているしかし、上司やお得意先、急なトラブル連絡などの自分にとって大事な電話なら車を停めはしませんか？

オーディオブックも運転しながら聴くより、机の上でメモを取りながら聴く方が記憶への定着はしやすいはずです。

つまり、慣れていることや集中を要しないことに関してはマルチタスクが可能になるということです。そうなると、無意識にできることを増やしていくことで、マルチタスクで行えることを増やせるかもしれませんね。

そんな単純な仕事ばかりではないので難しいとは思いますが・・・

結局、人はマルチタスクで複数のことを行うのではなく、一つのことに集中した方が仕事の効率が高くなるということです。

それこそがシングルタスクですね！

最後に

ここまで読んでいただきありがとうございます！

マルチタスクを習得したいと思っていた方が、ここで考えを直してくれることを祈っています。人間にはマルチタスクというのは向いていないので、無理にマルチタスクを行おうとすると作業効率が悪くなったり、集中力が保てない状況に陥ってしまいます。

あまり精度を要しない仕事同士であったり、ながら作業でも難しくないものに関してはマルチタスクで行うことはできます。しかし、無意識でできることってそんなに多くないですよね。

仕事であれば臨機応変に対応しなければならないことは多いはずです。

であれば、やはりシングルタスクを常に行える状態にしておき、一つのことに対して確実に集中できる方が仕事は捗ります！

是非、ポイントを抑えてシングルタスクを会得してください！